Z A R Z Ą D Z E N I E   Nr 13 W/2011

Burmistrza Lubniewic

z dnia 1 kwietnia 2011r.

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiemu w Lubniewicach

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 2001, Nr 142, poz. 1591, ze zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Nadaje się Regulamin Organizacyjny Urzędowi Miejskiemu w Lubniewicach.

2. Regulamin Organizacyjny stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Schemat organizacyjny stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 2.

1. Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się Kierownictwu Urzędu, oraz wszystkim pracownikom Urzędu.

2. Nadzór nad wdrożeniem i przestrzeganiem niniejszego zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 3.

Traci moc Uchwała Nr XXXII/228/2002 Rady Miasta i Gminy Lubniewice z dnia 24.04.2002r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Lubniewice.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1 do Zarządzenia

Burmistrza Lubniewic nr 13W/2011

z dnia 1 kwietnia 2011r.

Regulamin Organizacyjny

Urzędu Miejskiego w Lubniewicach

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Lubniewicach.

§ 2.

Użyte w niniejszym Regulaminie sformułowania lub skróty oznaczają:

1. Gmina – należy przez to rozumieć Gminę Lubniewice,

2. Rada – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Lubniewicach,

3. Urząd – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Lubniewicach,

4. Burmistrz – należy przez to rozumieć Burmistrza Lubniewic,

5. Zastępca – należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Lubniewic,

6. Sekretarz – należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Lubniewice,

8. Skarbnik – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Lubniewice,

9. Kierownik – należy przez to rozumieć Kierownika danego referatu,

10. Stanowisko – należy przez to rozumieć samodzielne, merytoryczne stanowisko pracy,

11. Doradcy – należy przez to rozumieć Doradcę burmistrza ds. rozwoju turystyki i promocji Gminy Lubniewice,

12. Gminna jednostka organizacyjna – należy przez to rozumieć jednostki budżetowe lub zakłady budżetowe gminy.

§ 3.

1. Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy, przy pomocy, której Burmistrz realizuje gminne zadania publiczne, zadania z zakresu administracji rządowej wynikające z ustawy z dnia 17 maja 1990r. o podziale kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. 1990 Nr 34, poz. 198 ze zm.), zadania zlecone z zakresu administracji rządowej określone w przepisach prawa, które mają charakter obowiązkowy oraz porozumień zawartych z innymi jednostkami administracji publicznej, a także umów z innymi podmiotami.

2. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy

(Dz. U. 1998, Nr 21, poz. 94 ze zm.).

3. Urząd działa na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 2001, Nr 142, poz. 1591 ze zm.), aktów prawnych wydawanych przez Burmistrza, Statutu Gminy i niniejszego regulaminu.

Rozdział II

Zasady i cele funkcjonowania Urzędu

§ 4.

Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

§ 5.

1. Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

2. Burmistrz dokonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

§ 6.

1. W swoich działaniach Urząd kieruje się zasadami praworządności, prawdy obiektywnej, czynnego udziału stron w postępowaniu oraz uwzględnia interes społeczny i słuszny interes obywateli, zapewnia terminowe i profesjonalne prowadzenie spraw.

2. Urząd w sposób ciągły doskonali swoją organizację, stwarza warunki dla podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnia efektywne działanie przy wykorzystaniu technik informatycznych oraz poprawia komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.

§ 7.

1. Pracownicy Urzędu, realizując powierzone im zadania, kierują się zasadami etyki i praworządności a dobro publiczne przedkładają nad interesy własne i swojego środowiska. Są bezstronni w wykonywaniu zadań i obowiązków, szanują prawo obywateli do informacji, zapewniając w granicach prawem przewidzianych, jawność prowadzonych postępowań.

2. Zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracownika stanowi jego zakres zadań, uprawnień i obowiązków pracownika.

§ 8.

1. Urząd zapewnia każdemu dostęp do informacji publicznej związanej z jego działalnością i działalnością organów Gminy.

2. Udostępnianie informacji publicznej i dokumentów urzędowych odbywa się w oparciu o ustawę z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001, Nr 112, poz. 1198, ze zm.).

3. Podstawą informacji o działalności Urzędu i organów Gminy jest Biuletyn Informacji Publicznej.

4. Urząd przestrzega zasad i trybów określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego w zakresie ochrony danych osobowych, prawa do prywatności i tajemnic prawnie chronionych.

§ 9.

1. Urząd prowadzi gospodarkę finansową z zachowaniem zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009, Nr 157, poz. 1240, ze zm.), uchwałach Rady oraz zarządzeniach Burmistrza.

2. Gospodarując środkami publicznymi Urząd zapewnia ich wydatkowanie w sposób celowy i oszczędny, dążąc do uzyskania możliwie najlepszych efektów.

Rozdział III

Zasady kierowania Urzędem

§ 10.

1. Burmistrz jest organem wykonawczym w Gminie i jednocześnie kierownikiem Urzędu.

2. W czasie nieobecności Burmistrza jego obowiązki pełni Zastępca Burmistrza.

3. Do zakresu działania i kompetencji Burmistrza należy w szczególności:

1) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej,

2) określanie sposobu wykonywania uchwał,

3) gospodarowanie mieniem komunalnym,

4) wykonywanie budżetu,

5) składanie Radzie Miejskiej okresowych sprawozdań z pracy,

6) ogłaszanie aktów normatywnych,

7) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

8) dokonywanie okresowej oceny podległych pracowników,

9) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i pracą Urzędu,

10) reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy,

11) wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

12) nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i spraw związanych z zagadnieniami obronnymi i wojskowymi,

13) upoważnienie pracowników Urzędu do podejmowania czynności w imieniu Gminy lub Burmistrza,

14) zatwierdzanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy,

15) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między referatami Urzędu,

16) kierowanie Zespołem Zarządzania Kryzysowego,

17) organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof,

18) kierowanie działaniami związanymi z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i

usuwaniem skutków zagrożeń na terenie Gminy,

19) pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej w Gminie, nadzór nad wykonywaniem zadań związanych z obronnością państwa.

§ 11.

1. Zastępca Burmistrza przy wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działa w granicach kompetencji określonych w drodze odrębnych zarządzeń Burmistrza oraz imiennych pełnomocnictw i upoważnień.

2. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:

1) wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza w zakresie udzielonych pełnomocnictw i upoważnień,

2) składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie udzielonych pełnomocnictw,

3) reprezentowanie Gminy w czasie uroczystości i spotkań oficjalnych w zakresie uzgodnionym z Burmistrzem,

4) współdziałanie z innymi członkami Kierownictwa Urzędu,

5) zastępowanie Burmistrza w czasie jego nieobecności,

6) zastępowanie Sekretarza w czasie jego nieobecności,

11) nadzór nad podlegającymi komórkami organizacyjnymi, zgodnie ze schematem organizacyjnym,

12) nadzór nad podległymi jednostkami organizacyjnymi Gminy, zgodnie ze schematem organizacyjnym,

13) nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa publicznego, porządku i ochrony środowiska na terenie Gminy, w zakresie zadań realizowanych przez podległe komórki organizacyjne,

14) monitorowanie wykonania uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza w sprawach objętych zakresem działania podległych bezpośrednio komórek organizacyjnych.

§ 12.

1. Sekretarz wykonuje zadania w zakresie zapewnienia sprawnego działania Urzędu, w szczególności do zadań Sekretarza należy:

1) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie,

2) zapewnienie właściwego obiegu informacji i dokumentów,

3) rozwijanie i koordynowanie procesu informatyzacji Urzędu,

4) wykonywanie czynności związanych z organizacją wyborów, referendów, konsultacji społecznych i spisów powszechnych,

5) nadzór nad przygotowaniem materiałów na sesje Rady pod względem merytorycznym i formalno-prawnym,

6) wykonywanie zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza,

7) nadzór nad podlegającymi komórkami organizacyjnymi, zgodnie ze schematem organizacyjnym,

8) dbałość o sprawną obsługę interesantów i dobry wizerunek Urzędu,

9) koordynowanie zadań realizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu,

10) nadzorowanie realizacji uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,

11) nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu,

2. Przy wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Sekretarz działa w granicach określonych imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami udzielonymi przez Burmistrza.

3. Sekretarz zastępuje Burmistrza w czasie nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.

§ 13.

1. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu Gminy i wykonuje zadania w zakresie gospodarki finansowej Gminy.

2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

1) opracowywanie projektu budżetu Gminy,

2) prowadzenie księgowości budżetowej i gospodarki finansowej oraz ewidencji mienia gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3) opracowywanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu Gminy, bieżące rozliczanie budżetu Gminy oraz okresowe informowanie organów Gminy o przebiegu jego realizacji,

4) kontrasygnowanie oświadczeń woli mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych oraz kontrasygnowanie dokumentów stanowiących podstawę do wydatkowania środków finansowych,

5) opiniowanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza w sprawach dotyczących zobowiązań finansowych,

6) nadzór nad gospodarowaniem środkami budżetowymi Gminy, a w szczególności nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych,

7) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza,

8) opracowywanie we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu programów i prognoz finansowych Gminy,

9) kontrolowanie gospodarki finansowej Gminy i prawidłowego obiegu dokumentów finansowych,

10) nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi, zgodnie ze schematem organizacyjnym,

11) przygotowanie procedur kontroli wewnętrznej wynikających z ustawy o finansach publicznych.

3. Skarbnikowi podlegają:

1) Referat Finansowo Księgowy i Podatkowy.

Rozdział IV

Ogólne zasady organizacji Urzędu

§ 14.

1. Urząd czynny jest w poniedziałki w godzinach od 7:30 do 16:30 i od wtorku do czwartku w godzinach od 7:30 do 15:30 w piątek od 7:30 do 14:30.

2. Czas pracy Urzędu lub jego poszczególnych komórek organizacyjnych może być wydłużony lub zmieniony przez Burmistrza odrębnym zarządzeniem.

§ 15.

W Urzędzie tworzy się następujące komórki organizacyjne:

1) Referaty,

2) Samodzielne stanowiska pracy.

§ 16.

1. Referat obejmuje zgrupowane tematycznie zadania, którymi kierują kierownicy.

2. Za realizację zadań kierownicy referatów odpowiadają przed właściwym członkiem Kierownictwa Urzędu, któremu powierzono nadzór nad realizowanymi zadaniami.

3. W czasie nieobecności kierownika, obowiązki jego pełni wyznaczony pracownik.

4. Poszczególne komórki organizacyjne są zobowiązane do współdziałania, w szczególności w zakresie wymiany opinii, informacji i wzajemnych konsultacji.

§ 17.

1. Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą jednostką struktury organizacyjnej, które tworzy się dla funkcjonalnego wyodrębnienia wykonywania określonej grupy spraw.

2. W Urzędzie obowiązuje protokolarne przekazywanie stanowisk pracy i spraw przez pracowników w przypadku zmian personalnych.

§ 18.

1.      Obsada Etatowa w Urzędzie Miasta i Gminy wynosi 18 etatów w tym:

1)Burmistrz – 1 etat,

2)Zastępca Burmistrza – 1 etat

3)Sekretarz – 1 etat,

4)Skarbnik – 1 etat,

5)Referat Finansowo-Księgowy i Podatkowy używający symbolu "FK" – 4 etaty,

6)Referat Organizacyjny używający symbolu „ORG” – 4 etaty,

7)Referat Zamówień Publicznych, Inwestycji i Budownictwa używający symbolu „ZPIB” – 4 etaty,

8)Jednoosobowe samodzielne stanowiska pracy:

a)   stanowisko ds. obsługi sekretariatu i kadrowych używające symbolu  "SK" – 1 etat,

b)   Strażnik Miejski używający symbolu „SM” – 1 etat,

c)   Doradca Burmistrza używający symbolu „PG” – 1 etat,

d)   Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego używający symbolu „USC” – ¹/₂ etatu.

2.      Graficzny schemat organizacyjny Urzędu zawiera załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 19.

1. W celu zapewnienia realizacji przedsięwzięć o istotnym znaczeniu dla Gminy, Burmistrz może powołać zespół zadaniowy, jeżeli zakres powierzonych zespołowi do realizacji zadań dotyczy zakresu działania dwóch lub więcej komórek organizacyjnych:

1) na czas nieokreślony, gdy zadania mają charakter ciągły i powtarzalny,

2) na czas określony, nie dłuższy niż 12 miesięcy lub na czas wykonania zadania.

2. Pracą zespołu kieruje koordynator, a nadzoruje merytorycznie członek Kierownictwa Urzędu.

3. Powołanie zespołu następuje w drodze odrębnego zarządzenia Burmistrza i nie wymaga zmiany regulaminu.

§ 20.

W Urzędzie Stanu Cywilnego mogą być utworzone stanowiska Zastępców Kierownika.

§ 21.

Spory kompetencyjne między komórkami organizacyjnymi rozstrzyga Burmistrz.

§ 22.

Do zadań kierownika referatu należy w szczególności:

1) podejmowanie czynności z zakresu koordynacji i nadzoru nad działaniami kierowanego referatu,

2) opracowywanie zakresu zadań kierowanego referatu,

3) opracowywanie propozycji do projektu budżetu w części dotyczącej kierowanego referatu,

4) opracowywanie sprawozdań z działalności referatu,

5) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji, sprawozdań z realizacji zadań referatu i kontrola realizacji tych zadań,

6) zatwierdzanie dokumentów, w sprawach objętych zakresem działania referatu, a w szczególności projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza, a także dokumentów, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych Gminy,

7) kształtowanie polityki personalnej w referacie, w tym:

a) ustalanie szczegółowego zakresu czynności pracowników,

b) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

c) kontrolowanie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy, ewidencji czasu pracy,

d) ocena pracowników referatu oraz składanie wniosków w sprawie ich awansowania, nagradzania lub pociągnięcia do odpowiedzialności,

8) rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących podległych pracowników,

9) udzielanie informacji publicznej w zakresie zadań referatu,

10) nadzór nad przestrzeganiem zasad dotyczących ochrony danych osobowych i tajemnic prawnie chronionych oraz zapewnianie organizacyjno-technicznych warunków ochrony danych osobowych,

11) przeciwdziałanie występowaniu w podległym referacie negatywnych zjawisk z zakresu stosunków międzyludzkich oraz niezwłoczne wyjaśnianie wszelkich przypadków wskazujących na ich występowanie,

12) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,

13) zapewnianie właściwej i terminowej realizacji zadań referatu oraz przestrzegania właściwych procedur administracyjnych,

14) podejmowanie czynności z zakresu koordynacji i nadzoru nad działaniami pracowników referatu,

15) nadzorowanie stosowania przez pracowników pieczęci, pieczątek i podpisów,

16) opracowywanie projektów odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych w sprawach należących do właściwości referatu,

17) współpraca w zakresie realizacji zadań obronnych, ochrony ludności i obrony cywilnej.

§ 23.

1. Do pracownika ds. obsługi  Rady należy rozpatrywanie i przygotowywanie propozycji odpowiedzi na wnioski i opinie Komisji Rady skierowane do Burmistrza. Interpelacje, wnioski radnych rejestruje pracownik ds. obsługi Rady i przekazuje do Burmistrza, który dekretuje je i przekazuje do załatwienia właściwym rzeczowo referatom Urzędu.

2. Referaty Urzędu są obowiązane współdziałać z Komisjami Rady w przygotowywaniu posiedzeń oraz opracowywać na posiedzenia Komisji materiały merytoryczne i informacyjno-sprawozdawcze.

3. Pracownik ds. obsługi Rady kieruje do Burmistrza pisma Rady i jej organów w sprawach związanych z wykonywaniem przez Burmistrza uchwał i zarządzającego Gminą, plan prac Rady i jej organów, interpelacje i wnioski radnych, a także terminarz sesji Rady.

§ 24.

1. Burmistrz zwołuje posiedzenia Kierownictwa Urzędu, w skład, którego wchodzą :

·        Burmistrz,

·        Zastępca Burmistrza,

·        Sekretarz Gminy,

·        Skarbnik Gminy,

·        Kierownicy Referatów.

2. W posiedzeniach mogą uczestniczyć również inne osoby zaproszone przez Burmistrza oraz osoby odpowiedzialne za przygotowanie i zreferowanie tematów.

3. Na spotkaniach Kierownictwa Urzędu omawiane są sprawy, które wymagają współpracy między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Kierownicy referatów są zobowiązani przedstawić odpowiednio wcześniej swoim przełożonym zakres spraw, które ze względu na swą wagę powinny być omówione na najbliższym posiedzeniu Kierownictwa Urzędu.

4. W ramach kontroli zarządczej z posiedzeń Kierownictwa Urzędu Sekretarz sporządza protokół.

Rozdział V

Zakresy działania komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy

§ 25.

1. Referat Finansowo Księgowy i Podatkowy

Do zadań referatu należy w szczególności:

1)     przygotowywanie projektu budżetu Gminy oraz projektów zmian w budżecie,

2)     opracowywanie projektów planów finansowych jednostek organizacyjnych gminy,

3)     bieżące realizowanie budżetu Gminy i informowanie organów Gminy o przebiegu jego realizacji,

4)     kontrola wykonania budżetu przez komórki organizacyjne Urzędu i jednostki organizacyjne Gminy,

5)     sporządzanie sprawozdań z działalności finansowej i budżetowej Gminy,

6)     prowadzenie rozliczeń Gminy ze Skarbem Państwa, rozliczanie subwencji i przygotowywanie wniosków o udzielenie pożyczek, kredytów i dotacji,

7)     prowadzenie spraw z zakresu udzielania z budżetu Gminy dotacji przedmiotowych dla zakładów budżetowych,

8)     prowadzenie spraw z zakresu udzielania podmiotom, nie zaliczonym do sektora finansów publicznych - na podstawie umów - dotacji na cele publiczne, związane z realizacją zadań Gminy,

9)     prowadzenie spraw, związanych z finansowaniem i rozliczaniem inwestycji realizowanych przez Gminę,

10) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz obsługi kasowej Urzędu,

11) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

12) wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

13) sporządzanie sprawozdań finansowych i innych, których dane wynikają z ksiąg rachunkowych,

14) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji przewidzianej ustawą,

15) organizowanie i kontrolowanie prawidłowego obiegu dokumentacji finansowej,

16) prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu,

17) naliczanie i wypłata diet związanych z uczestnictwem w organach statutowych Gminy,

18) dokonywanie wymiaru podatków,

19) prowadzenie rejestrów wymiarowych, przypisów i odpisów,

20) prowadzenie ewidencji podatkowej nieruchomości,

21) bieżąca aktualizacja ewidencji podatkowej oraz kontrola jej zgodności ze stanem faktycznym i prawnym,

22) prowadzenie postępowań podatkowych,

23) kompletowanie wniosków i przygotowywanie postanowień do Naczelnika Urzędu Skarbowego w zakresie stosowania ulg pobieranych przez niego podatków i opłat, będących w całości dochodami Gminy,

24) udzielania informacji podatkowych właściwym organom,

25) wydawanie zaświadczeń i prowadzenie ewidencji wydanych zaświadczeń,

26) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów i odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat lokalnych od osób fizycznych i prawnych,

27) organizacja poboru podatków w drodze inkasa,

28) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

29) przygotowywanie projektów uchwał w zakresie właściwości,

30) sporządzanie informacji i jednostkowych sprawozdań,

31) sprawy z zakresu mienia Gminy,

32) windykacja opłat i podatków, w tym opłaty adiacenckiej, renty planistycznej,

33) ewidencja środków trwałych,

34) ewidencja pozostałych środków;

35) prowadzenie kasy oraz dokonywanie wszelkich operacji kasowych Urzędu Miejskiego w Lubniewicach.

2.   Referat Zamówień publicznych, inwestycji i budownictwa.

Do zadań referatu należy w szczególności:

1)     W zakresie funduszy europejskich: monitorowanie problematyki związanej z funduszami UE w Internecie i prasie,

2)     realizacja i koordynacja działań związanych z ubieganiem się o środki pomocowe UE oraz dotacje krajowe,

3)     przygotowywanie wniosków i kompletowanie dokumentacji dla projektów starających się o dofinansowanie ze środków UE, przy współpracy z referatami Urzędu oraz Doradcą Burmistrza,

4)     koordynacja działań mających na celu prawidłową realizację i rozliczenie projektów finansowanych ze środków zewnętrznych,

5)     bieżący kontakt z instytucjami zaangażowanymi w proces realizacji polityki regionalnej Unii Europejskiej,

6)     prowadzenie działań promujących realizowane projekty,

7)     prowadzenie rejestru składanych wniosków aplikacyjnych,

8)     analiza Wieloletniego Planu Inwestycyjnego Gminy pod kątem możliwości współfinansowania inwestycji ze środków zewnętrznych,

9)     pomoc jednostkom organizacyjnym Gminy oraz organizacjom pozarządowym w aplikowaniu o środki UE,

10) W zakresie realizacji inwestycji: przygotowanie, realizacja i oddanie do użytkowania inwestycji i zadań remontowych objętych budżetem Miasta i Gminy w zakresie dróg i pasa drogowego, oświetlenia ulicznego, wodociągów, kanalizacji, placówek oświatowych, obiektów użyteczności publicznej,

11) przygotowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego będących w zakresie odpowiedzialności merytorycznej komórki,

12) udział w opracowywaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i dokumentacji przetargowej,

13) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących i przygotowanie decyzji dotyczących wyrażania zgody na umieszczenie urządzeń w pasie drogowym,

14) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących i przygotowanie decyzji dotyczących wyrażania zgody na zajęcie pasa drogowego,

15) naliczanie opłat związanych z umieszczeniem urządzeń w pasie drogowym oraz zajęciem pasa drogowego,

16) opiniowanie stałej organizacji ruchu na drogach

17) zatwierdzanie czasowej organizacji ruchu na drogach gminnych,

18) opiniowanie projektów budowy, przebudowy dróg na terenie gminy, w celu uzyskania zezwolenia na realizację inwestycji drogowej,

19) W zakresie ochrony środowiska należy w szczególności: prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie właściwości,

20) inicjowanie i koordynowanie przedsięwzięć w dziedzinie ochrony środowiska, podejmowanie działań zapobiegających zagrożeniu środowiska, organizowanie i prowadzenie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie środowiska,

21) sprawy związane z utrzymaniem czystości i porządku w Gminie,

22) sprawy w zakresie gospodarki odpadami,

23) tworzenie warunków do prowadzenia selektywnej zbiórki śmieci, segregacji i składowania odpadów przydatnych do wykorzystywania,

24) prowadzenie spraw z zakresu wydawania zezwoleń na prowadzenie przez podmioty inne niż gminne jednostki organizacyjne działalności polegającej na: usuwaniu, wykorzystywaniu i unieszkodliwianiu odpadów komunalnych, ochronie przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzeniu schronisk dla bezdomnych zwierząt, prowadzeniu grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych oraz ich części,

25) sprawy związane z pielęgnacją zieleni komunalnej,

26) działania edukacyjne mieszkańców Gminy, uczniów szkół podstawowych i gimnazjów oraz dzieci przedszkolnych w zakresie ochrony środowiska,

27) W zakresie Zamówień Publicznych należy w szczególności: opracowanie harmonogramu udzielania zamówień publicznych na podstawie złożonych przez Referaty i jednostki organizacyjne Gminy plany zamówień oraz przygotowywanie okresowych raportów o stanie realizacji harmonogramu,

28) opiniowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego o równowartości poniżej 14000 euro,

29) wnioskowanie trybu postępowania o udzielenie zamówienia, w oparciu o plan przetargów,

30) obsługa przeprowadzanych postępowań o zamówienia publiczne i opracowywanie dokumentacji przetargowych,

31) wydawanie dokumentacji przetargowej wykonawcom,

32) obsługa i uczestnictwo w pracach komisji przetargowej; dbałość o sprawną organizację postępowania,

33) dokumentowanie przebiegu postępowań przetargowych,

34) zawieranie umów o zamówienie publiczne,

35) kontrola przestrzegania procedur zamówień publicznych z obowiązującymi przepisami z zakresu prawa zamówień publicznych,

36) W zakresie ds. rolnictwa, drogownictwa, ochrony środowiska, gospodarki komunalnej infrastruktury, działalności: prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej (wpis do ewidencji, zmiany we wpisie do ewidencji, decyzje o likwidacji działalności, zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych),

37) prowadzenie spraw związanych z przydziałem, zamianą lub umieszczeniem na liście oczekujących na mieszkanie komunalne, socjalne, tymczasowe,

38) realizacja ustawy o ochronie zwierząt,

39) współpraca z jednostkami pracującymi na rzecz rolnictwa,

40) organizowanie i przeprowadzanie konkursów promujących estetykę Gminy,

41) przeprowadzanie spisów rolnych i innych badań statystycznych w zakresie rolnictwa na terenie Gminy,

42) sprawy związane z rolnictwem na terenie Gminy,

43) prowadzenie i aktualizacja rejestru gospodarstw rolnych położonych na terenie Gminy,

44) sprawy w zakresie sprzedaży lub oddania w dzierżawę, najem nieruchomości gminnych, użytkowanie wieczyste, użyczenie i trwały zarząd, nabywania nieruchomości na rzecz Gminy,

45) prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem dróg gminnych i ich poszerzeń oraz ustaleniem odszkodowań z tego tytułu,

46) postępowania administracyjne w zakresie gospodarki nieruchomościami,

47) ewidencjonowanie zasobu nieruchomości Gminnych i użytkowania wieczystego,

48) sprawowanie zarządu nad nieruchomościami gminnymi do czasu ich trwałego zagospodarowania,

49) opłaty za użytkowanie wieczyste i trwały zarząd, dzierżawę nieruchomości, windykacja należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste dzierżawy, najem i trwały zarząd,

50) naliczenie opłat adiacenckich z tytułu podziału nieruchomości,

51) regulowanie stanu prawnego dróg,

52) ujawnianie nieruchomości drogowych w Księgach Wieczystych,

53) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej związanych z prowadzonymi przez referat sprawami,

54) ewidencja mienia Gminy,

55) nadzór nad gospodarką rybacką i użytkowaniem jezior w tym przygotowaniem plaż do sezonu turystycznego, zarządzeń w sprawie opłat,

56) obsługa zwrotu podatku akcyzowego od paliwa rolniczego,

57) w zakresie ds. budownictwa, zagospodarowania przestrzennego: udział w opracowaniu projektu budżetu Miasta i Gminy z zakresie realizacji zadań z zakresu budownictwa i inwestycji,

58) przygotowanie wniosku o wydanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

59) przygotowanie harmonogramów, koordynacja, odbiór i rozliczanie prac projektowych,

60) przygotowanie wniosku o wydanie decyzji – zatwierdzającej projekt budowlany i pozwolenie na budowę,

61) kontrola realizacji robót w terenie, w szczególności dzienników budowy,

62) sprawy związane z ustalaniem nazw miejscowości, ulic oraz numeracji porządkowych nieruchomości,

63) nadzór nad opracowywaniem i uzgadnianiem projektów studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy i projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

64) kontrola przestrzegania obowiązujących procedur w zakresie opracowywania i uzgadniania projektów studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy i projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

65) okresowe oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym, wynikające z realizacji planu miejscowego i oceny aktualności tego planu,

66) analiza aktualności studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,

67) przygotowywanie wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego i studium oraz zaświadczeń z planu zagospodarowania przestrzennego,

68) prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz decyzji o warunkach zabudowy i lokalizacji inwestycji celu publicznego,

69) prowadzenie postępowań w zakresie warunków zabudowy oraz ustaleniu inwestycji celu publicznego,

70) opiniowanie wstępnych projektów podziału działek pod względem zgodności z zapisami planu zagospodarowania przestrzennego oraz założeniami ogólnej polityki rozwoju architektonicznego i gospodarczego Gminy,

71) obsługa interesantów w zakresie zagadnień przestrzennego zagospodarowania i budownictwa na terenie Gminy,

72) prowadzenie postępowań w zakresie opłat planistycznych,

73) wydawanie zaświadczeń o zgodności zamierzeń budowlanych z obowiązującymi planami zagospodarowania przestrzennego.

3.    Referat Organizacyjny.

Do zadań referatu należy w szczególności:

1)     w zakresie ds. obsługi Rady i spraw obywatelskich: zameldowania na pobyt stały i czasowy oraz wymeldowania, wydawanie decyzji w tych sprawach,

2)     prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie decyzji w sprawach wykonania obowiązku meldunkowego,

3)     prowadzenie ewidencji ludności,

4)     prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących ewidencji ludności,

5)     przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydawanie dowodów osobistych, prowadzenie ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, udostępnianie danych z tych zbiorów oraz przekazywanie danych do ogólnokrajowej ewidencji wydanych i traconych dowodów osobistych,

6)     bieżąca aktualizacja dokumentacji ewidencji ludności,

7)     prowadzenie, aktualizacja i udostępnianie stałego rejestru wyborców,

8)     sporządzanie spisów wyborców dla wyboru Prezydenta RP, dla wyborów do Sejmu i do Senatu oraz do rad gmin, spisów osób uprawnionych do udziału w referendum ogólnokrajowym lub lokalnym,

9)     prowadzenie spraw meldunkowych osób, podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej,

10) współudział w przeprowadzaniu poboru,

11) udostępnianie na wniosek danych osobowych,

12) organizacyjno-techniczna obsługi prac Rady Miejskiej i Komisji,

13) prowadzenia rejestrów protokołów, aktów prawnych Rady oraz interpelacji i zapytań radnych,

14) pomoc techniczna, administracyjna i organizacyjna dla Radnych w sprawowaniu ich funkcji,

15) przygotowywanie materiałów na sesje Rady Miejskiej,

16) opracowywanie materiałów i protokołów z obrad i posiedzeń Rady,

17) czuwanie nad przestrzeganiem terminów wysyłania uchwał Rady do Wojewody Lubuskiego i Regionalnej Izby Obrachunkowej,

18) rejestrowanie interpelacji radnych, zapytań, wniosków i przekazywanie ich Burmistrzowi,

19) w zakresie ds. obronnych, ogólnych, organizacyjnych: planowanie i organizowanie zaopatrzenia materiałowo-technicznego Urzędu,

20) ochrona budynku Urzędu i zabezpieczenie mienia w nim,

21) bezpieczeństwo pracowników i interesantów,

22) utrzymanie czystości w budynku i jego otoczeniu,

23) zapewnienie okresowych kontroli związanych z ochrona przeciwpożarową i odgromową,

24) prowadzeniem archiwum zakładowego,

25) konserwacja sprzętu biurowego,

26) prowadzenie gospodarki pieczęciami, drukami i formularzami,

27) ewidencja i utrzymanie tablic urzędowych,

28) sprawy związane z dostarczaniem prasy do Urzędu,

29) administrowanie salą konferencyjną,

30) realizacja zadań wynikających z gminnego planu reagowania kryzysowego,

31) realizacja zadań obronnych,

32) przygotowanie i ewakuacja ludzi z budynku urzędu w przypadku zagrożeń,

33) ubezpieczenie obiektów i osób od odpowiedzialności,

34) w zakresie zarządzania kryzysowego: opracowywania rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie wykonywania zadań obronnych,

35) opracowywania planów i programów szkolenia obronnego a także organizowanie szkolenia i prowadzenie dokumentacji szkoleniowej,

36) opracowanie wewnętrznego planu ochrony Urzędu i nadzór nad jego realizacją,

37) opracowywanie i uaktualnianie danych do planu przygotowań służby zdrowia na terenie Gminy na potrzeby obronne,

38) realizowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem stanowiska kierowania Burmistrza Lubniewic zapewniającego realizację zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej państwa,

39) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji stałego dyżuru,

40) współpraca przy przygotowaniu i organizacji Akcji Kurierskiej,

41) opracowywanie rocznych planów świadczeń osobistych i rzeczowych przewidzianych do realizacji w razie mobilizacji i wojny, analizowanie wniosków dotyczących świadczeń osobistych i rzeczowych; przygotowywanie decyzji w tym zakresie,

42) opracowanie planu obrony cywilnej Gminy,

43) nadzór nad sprawami obronnymi i zadaniami obrony cywilnej w zakładach pracy,

44) planowanie i organizowanie kontroli problemowych z zakresu realizacji zadań obronnych i obrony cywilnej w jednostkach podległych i nadzorowanych,

45) opracowywanie i aktualizacja gminnego planu zarządzania kryzysowego,

46) prowadzenie dokumentacji z działań zespołu zarządzania kryzysowego,

47) zapewnienie warunków technicznych i lokalowych do pracy zespołu w sytuacjach kryzysowych,

48) planowanie w budżecie gminy środków na finansowanie działań gminnego zespołu zarządzania kryzysowego oraz na usuwanie zagrożeń i likwidację ich skutków,

49) w zakresie informacji niejawnych: sprawdzanie i dopuszczenie osób do informacji niejawnych (wydanie poświadczeń bezpieczeństwa),

50) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne,

51) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,

52) współpraca z instytucjami i podmiotami w zakresie bezpieczeństwa kryzysowego,

53) w zakresie BHP: kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie,

54) informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych – wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,

55) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

56) udział w opracowywaniu planów rozwoju i modernizacji Urzędu pod kątem poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

57) wnioski dotyczące wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w użytkowanych i nowo pozyskiwanych pomieszczeniach Urzędu oraz zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,

58) udział w opracowaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bhp,

59) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, a także kontrola realizacji wniosków,

60) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,

61) inicjowanie i rozwijanie na terenie Urzędu różnych form popularyzowania problematyki bhp,

62) w zakresie działań przeciwpożarowych: kontrola podległych jednostek, ocena gotowości bojowej i konserwacji sprzętu,

63) ewidencja wyjazdów alarmowych straży,

64) ustalanie zakresu i metod zabezpieczenia pożarowego imprez organizowanych na terenie Gminy,

65) udział i kierownictwo akcjami ratowniczymi,

66) prowadzenie szkoleń doskonalących członków OSP,

67) wypisywanie kart drogowych pojazdów pożarniczych i kart pracy sprzętu mechanicznego,

68) prowadzenie książki głównej materiałów pędnych i smarów,

69) ustalanie zakresu i metod zabezpieczenia imprez masowych na terenie Gminy,

70) w zakresie ds. dodatków mieszkaniowych, stypendiów, spraw obywatelskich: prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dodatków mieszkaniowych, stypendiów,

71) współpraca przy prowadzeniu spraw meldunkowych i wydawaniu dowodów osobistych,

72) prowadzenie spraw gospodarki mieszkaniowej, opieki zdrowotnej, oświaty.

4.    Stanowisko Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.

Do zadań należy:

1)     rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów,

2)     wydawanie odpisów zupełnych i skróconych z aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,

3)     przyjmowanie oświadczeń,

4)     prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie właściwości zgodnie z ustawą prawo o aktach stanu cywilnego,

5)     wydawanie zaświadczeń,

6)     rejestracja orzeczeń sądowych, decyzji, oświadczeń w formie wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego,

7)     nanoszenie przypisków w aktach stanu cywilnego,

8)     prowadzenie akt zbiorowych i skorowidzów dla ksiąg stanu cywilnego,

9)     przygotowywanie wniosków o nadaniu medalu za długoletnie pożycie małżeńskie,

10) współpraca z organami ewidencji ludności, dowodów osobistych, Urzędami Stanu Cywilnego oraz instytucjami w zakresie stanu cywilnego,

11) prowadzenie archiwum USC oraz właściwe zabezpieczenie zbiorów w tym archiwum,

12) sporządzanie testamentów.

5.     Stanowisko ds. obsługi prawnej (Radca Prawny).

Do zadań  należy w szczególności:

1)     obsługa prawna Urzędu, jednostek Gminy oraz Rady Miejskiej, a w szczególności opiniowanie w zakresie zgodności z przepisami prawa:

2)     projektów uchwał Rady Miejskiej,

3)     projektów zarządzeń Burmistrza,

4)     projektów umów i innych oświadczeń woli, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych lub doprowadzić do rozporządzenia składnikami mienia,

5)     upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, decyzji i postanowień,

6)     innych spraw przekazanych do zaopiniowania przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza lub Skarbnika,

7)     innych spraw przekazanych do zaopiniowania przez kierowników komórek organizacyjnych, ze względu na ich szczególnie skomplikowany pod względem prawnym charakter,

8)     innych spraw przekazanych do zaopiniowania przez kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

9)     informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym,

10) współudział w opracowywaniu statutów, regulaminów i innych przepisów wewnętrznych dotyczących bieżącego funkcjonowania Urzędu.

6.    Stanowisko ds. obsługi sekretariatu i kadrowych.

Do zadań Sekretariatu należy w szczególności:

1)     obsługa kancelaryjna Burmistrza,

2)     prowadzenie rejestrów pełnomocnictw i upoważnień, zarządzeń, pism okólnych, poleceń służbowych Burmistrza, Rejestru Aktów Prawnych,

3)     obsługa techniczna i organizacyjna Kierownictwa Urzędu,

4)     z zakresu prawa pracy do zadań należy w szczególności: realizacja polityki kadrowej zmierzającej do kształtowania pożądanego stanu i struktury zatrudnienia w Urzędzie,

5)     współpraca w prowadzenia rekrutacji na stanowiska pracy w samorządzie, poprzez stosowanie wymaganej procedury związanej z naborem kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska, oraz realizacja zadań w zakresie odbywania służby przygotowawczej, zgodnie z wymogami ustawy o pracownikach samorządowych,

6)     przygotowywanie odpowiednich dokumentów związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunków pracy z pracownikami Urzędu,

7)     przygotowywanie innych dokumentów kadrowych związanych ze stosunkiem pracy przeszeregowanie, awansowanie, nagradzanie, nakładanie kar,

8)     prowadzenie akt osobowych pracowników,

9)     ustalanie uprawnień pracowniczych dotyczących: wymiaru urlopu, dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych i rentowych oraz przygotowywanie w tym zakresie stosownych dokumentów,

10) prowadzenie ewidencji obecności w pracy oraz ewidencji urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, macierzyńskich, wychowawczych i bezpłatnych,

11) załatwianie indywidualnych spraw pracowników, w tym wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu,

12) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy w Urzędzie,

13) prowadzenie i aktualizowanie bazy danych pracowników,

14) koordynowanie szkoleń pracowników,

15) sprawozdawczość,

16) archiwizacja dokumentów.

7.    Stanowisko Strażnik Miejski.

Do zadań referatu Straży Miejskiej należy w szczególności:

1)     ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych, w tym kontrola przestrzegania zasad utrzymania czystości i porządku w Gminie,

2)     czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego - w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym,

3)     współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń,

4)     zabezpieczenie miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów, do momentu przybycia właściwych służb, a także ustalenie, w miarę możliwości, świadków zdarzenia,

5)     ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej,

6)     współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych, imprez masowych,

7)     doprowadzanie osób nietrzeźwych do izby wytrzeźwień lub miejsca ich zamieszkania, jeżeli osoby te zachowaniem swoim dają powód do zgorszenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu i zdrowiu innych osób,

8)     informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi,

9)     konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb Gminy,

10) prowadzenie dokumentacji realizowanych zadań.

8.    Doradca Burmistrza ds. rozwoju turystyki i promocji Gminy Lubniewice.

Do zadań Doradcy Burmistrza należy w szczególności:

1)     opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o Gminie,

2)     aktualizacja strony internetowej Gminy,

3)     prowadzenie całokształtu spraw związanych z promowaniem gminy,

4)     współpraca z powiatem, sąsiednimi gminami, wydawnictwami, lokalnymi stowarzyszeniami, zrzeszeniami i przedsiębiorcami w zakresie promocji Gminy,

5)     prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,

6)     prowadzenie ewidencji obiektów hotelowych,

7)     pozyskiwanie środków ze źródeł zewnętrznych – opracowywanie wniosków o dofinansowanie,

8)     identyfikacja programów pomocowych dla gminnych jednostek organizacyjnych,

9)     przygotowywanie i opracowywanie niezbędnej dokumentacji aplikacyjnej projektów,

10) nadzór nad poprawną realizacją oraz prowadzenie dokumentacji projektów realizowanych ze środków zewnętrznych,

11) rozliczanie dofinansowanych projektów,

12) organizowanie współpracy gminy z zagranicą,

13) pozyskiwanie funduszy pozabudżetowych,

14) działanie na rzecz turystycznego wizerunku Gminy Lubniewice poprzez udział w targach i wystawach turystycznych, wydawnictwa turystyczne, portale turystyczne, organizację projektów turystyki aktywnej, współpracę z Polską Organizacją Turystyczną i innymi organizacjami turystycznymi,

15) promowanie gminy w środkach masowego przekazu,

16) opracowywanie materiałów promocyjnych  gminy oraz ich dystrybucja,

17) pozyskiwanie środków zewnętrznych na działania związane z promocją gminy oraz rozwojem turystyki, jak również współdziałanie z pracownikami Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy w zakresie opracowywania wniosków o dofinansowanie ze środków zewnętrznych dla pozostałych działań,

18) współdziałanie w zakresie działalności turystycznej i promocyjnej m.in.:

·        z Gminnym Ośrodkiem Kultury w Lubniewicach;

·        z organami samorządu terytorialnego i administracji rządowej;

·        z  organizacjami pozarządowymi, przedsiębiorcami, sołtysami  oraz mieszkańcami  gminy;

·        z innymi podmiotami publicznymi i prywatnymi;

19) prowadzenie spraw związanych z udziałem Gminy Lubniewice w stowarzyszeniach turystycznych,

20) opracowanie i bieżąca aktualizacja strony internetowej Urzędu w zakresie promocji i rozwoju turystyki Gminy Lubniewice,

21) prowadzenie ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie na terenie Gminy Lubniewice,

22) wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów i zadań zleconych przez Burmistrza Gminy.

Rozdział VI

Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień

§ 26.

W określonych przepisami prawa przypadkach, wynikających z realizowanych zadań i czynności, pracownikom Urzędu, jednostek organizacyjnych oraz innym osobom mogą zostać udzielone upoważnienia lub pełnomocnictwa Burmistrza do realizacji czynności określonych ich treścią.

§ 27.

Upoważnienie Burmistrza wydawane jest na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, oraz innych przepisów z zakresu administracji publicznej, Kodeksu cywilnego, a także przepisów prawa miejscowego.

§ 28.

1. Rejestr pełnomocnictw i upoważnień prowadzi Sekretariat.

2. Kopię udzielonego pełnomocnictwa lub upoważnienia oraz dokument o ich cofnięciu włącza się do akt osobowych pracownika.

Rozdział VII

Zasady wydawania aktów prawnych i poleceń służbowych

§ 29.

Burmistrz wydaje następujące akty prawne:

1) zarządzenia:

a) wydawane, jako akty organu, na podstawie przepisu prawa upoważniającego do uregulowania danego zakresu spraw lub wyznaczającego zadania albo kompetencje, w celu realizacji zadań Gminy (zarządzenie organu),

b) wydawane, jako wewnętrzne akty kierownika Urzędu, na podstawie przepisu prawa upoważniającego do uregulowania danego zakresu spraw lub wyznaczającego zadania albo kompetencje, w zakresie kierowania Urzędem odnoszące się do spraw wewnętrznych Urzędu (zarządzenie kierownika Urzędu);

2) pisma okólne - wydawane w celu ujednolicenia metod pracy w Urzędzie, zawierające reguły postępowania w określonych sytuacjach, skierowane do określonego kręgu adresatów w Urzędzie;

3) decyzje i postanowienia – w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.

§ 30.

Burmistrz może udzielić innym pracownikom Urzędu upoważnienia do wydawania w jego imieniu decyzji i postanowień z zakresu administracji publicznej.

§ 31.

1. Burmistrz, członkowie Kierownictwa Urzędu mogą wydawać polecenia służbowe w konkretnie określonych sprawach, nakazujące wykonanie określonych czynności, skierowane do podległych służbowo pracowników i wiążące wskazanego w nich adresata.

2. Pisemne polecenie służbowe winno zawierać numer, nazwę wydającego, datę wydania, treść polecenia, adresata polecenia, termin wykonania polecenia, podpis wydającego polecenie, z podaniem jego stanowiska służbowego (pieczęć).

§ 32.

1. Projekty aktów prawnych sporządza merytorycznie właściwa dla danego zagadnienia komórka organizacyjna.

2. W przypadku, gdy regulowana problematyka mieści się w zakresie działania kilku komórek, właściwą do sporządzenia projektu aktu prawnego wyznacza Sekretarz, uwzględniając komórkę wiodącą merytorycznie w sprawie.

3. Projekt aktu prawnego wymaga uzgodnienia ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu, jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz innymi zainteresowanymi, których uregulowania dotyczą oraz zatwierdzenia pod względem merytorycznym przez daną komórkę oraz prawnym przez obsługę prawną.

4. Projekt aktu prawnego, którego skutkiem może być powstanie zobowiązań pieniężnych podlega uzgodnieniu ze Skarbnikiem.

5. Fakt dokonania uzgodnień potwierdzany jest podpisem czytelnym (imię i nazwisko) osób dokonujących uzgodnień oraz imienną pieczątką, z podaniem daty sporządzenia.

6. Parafowane przez  kierownika jednostki organizacyjnej projekty aktów prawnych po uprzednim sprawdzeniu pod względem merytorycznym oraz redakcyjnym, składane są do Sekretarza, który przedkłada je Burmistrzowi do akceptacji; projekty uchwał powinny zostać złożone najpóźniej na 3 dni robocze przed wysłaniem radnym zawiadomień o terminie sesji zgodnie z Regulaminem Rady Miejskiej.

§ 33.

1. Zarządzenia, pisma okólne i polecenia służbowe Burmistrza przedkłada się do rejestracji w Sekretariacie wraz z ich wersją elektroniczną.

2. Decyzje, postanowienia oraz inne pisma wydawane przez Burmistrza lub innych pracowników Urzędu, na podstawie upoważnienia, rejestrowane są w komórce organizacyjnej sporządzającej projekty tych dokumentów.

3. Akty prawne są numerowane cyframi arabskimi odpowiadającymi pozycji w prowadzonych rejestrach, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym akt został wydany.

§ 34.

W Sekretariacie prowadzone są:

1) Rejestr Aktów Prawnych, obejmujący:

a) kadencyjny rejestr zarządzeń organu,

b) roczne rejestry:

- zarządzeń kierownika Urzędu,

- pism okólnych kierownika Urzędu,

2) ewidencja poleceń służbowych Burmistrza,

3) rejestr upoważnień i pełnomocnictw.

§ 35.

1. W wewnętrznej sieci informatycznej udostępnia się zarządzenia organu oraz zarządzenia i pisma okólne kierownika Urzędu.

2. Na stronie serwisu internetowego udostępnia się zarządzenia Burmistrza.

§ 36.

1. Obsługa prawna Urzędu wykonywana jest przez  współpracujących radców prawnych.

2. Opinii prawnej lub potwierdzenia w zakresie zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi wymagają:

1) projekty uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza;

2) projekty umów lub wzory umów powtarzalnych oraz projekty innych oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy, które mogą powodować powstanie zobowiązań pieniężnych lub doprowadzić do rozporządzenia składnikami mienia,

3) wzory pełnomocnictw lub upoważnień udzielanych przez Burmistrza,

4) inne sprawy przekazane do zaopiniowania przez Kierownictwo Urzędu oraz kierowników komórek organizacyjnych ze względu na ich szczególnie skomplikowany pod względem prawnym charakter,

5) umowy, decyzje, postanowienia, instrukcje oraz zarządzenia.

3. Umowy lub dokumenty powstałe na podstawie pozytywnie zaopiniowanego wzoru nie wymagają ponownego parafowania w okresie 6 miesięcy od zaparafowania wzoru.

4. Radca Prawny zapewnia pomoc prawną w zakresie zastępstwa procesowego przed sądami powszechnymi, sądami administracyjnymi i innymi organami orzekającymi w sprawach, w których Gmina jest stroną postępowania.

5. W sprawach wymagających specjalistycznej pomocy prawnej lub doświadczenia odpowiedniego do prowadzenia danej sprawy pomoc prawna może być powierzona niezatrudnionemu w Urzędzie adwokatowi lub radcy prawnemu.

Rozdział VIII

Zasady ogólne podpisywania dokumentów

§ 37.

1. Burmistrz oraz członkowie Kierownictwa Urzędu podpisują dokumenty dotyczące zakresu ich działania, w tym również odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych oraz na skargi i wnioski.

2. Do podpisu Burmistrza zastrzega się w szczególności:

1) korespondencję kierowaną do organów władzy, w szczególności kierowników naczelnych i centralnych organów państwowych,

2) protokoły kontroli przeprowadzanych w Urzędzie przez uprawnione organy, korespondencję do Najwyższej Izby Kontroli oraz Regionalnej Izby Obrachunkowej, z uwzględnieniem przepisów szczególnych dotyczących praw i obowiązków głównych księgowych,

3) pisma, dokumenty i akty administracyjne należące do wyłącznej właściwości Burmistrza, a także decyzje w sprawach osobowych Kierownictwa Urzędu, oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

4) dokumenty i pisma każdorazowo zastrzeżone przez Burmistrza do jego podpisu,

5) pisma o charakterze ogólnym kierowane do organów wykonawczych oraz organów stanowiących i kontrolnych jednostek samorządu terytorialnego,

6) odpowiedzi na interpelacje radnych,

7) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące działalności Urzędu,

8) zarządzenia, regulaminy i pisma wewnętrzne,

9) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

10) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy,

11) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników referatów, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, Sekretarza, Skarbnika i Zastępcy Burmistrza, pracowników bezpośrednio podległych Burmistrzowi,

12) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

13) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu podczas dłuższych nieobecności Burmistrza,

14) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i innymi instytucjami.

3. Członkowie Kierownictwa Urzędu podpisują w szczególności pisma, dokumenty, akty administracyjne oraz odpowiedzi na interpelacje radnych w zakresie powierzonych przez Burmistrza zadań.

4. Skarbnik podpisuje pisma, dokumenty oraz akty administracyjne w sprawach należących do jego właściwości wynikającej z przepisów prawa oraz z zadań powierzonych przez Burmistrza.

5. Pozostałą korespondencję służbową podpisują pracownicy w zakresie realizowanych zadań, pisma związane z zakresem działania stanowiska, niezastrzeżone do podpisu Burmistrza, decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do których załatwienia zostali na piśmie upoważnieni przez Burmistrza, oraz pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej i zakresu zadań dla podległych pracowników.

6. Do uwierzytelnienia odpisów, wyciągów z dokumentów, pism, map upoważnieni są kierownicy referatu Urzędu, do której zakresu działania należy prowadzenie spraw związanych z ewidencją tych dokumentów.

§ 38.

1.      Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, podpisują je swoim czytelnym podpisem oraz pieczęcią oraz opatrują datą, umieszczonymi na końcu tekstu projektu z lewej strony na kopii przeznaczonej do pozostawienia w aktach sprawy.

2.      Kierownicy referatów  parafują swym podpisem i pieczęcią projekty pism przygotowane do podpisu w tym akceptacji przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza , dopisując adnotację „sprawdził pod względem formalnym i merytorycznym”.

3.      Kierownicy referatów parafują swym podpisem i pieczęcią pod względem merytorycznym faktury przygotowane do akceptacji przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza po uprzedniej akceptacji i podpisie pod względem rachunkowym przez Skarbnika.

4.      W przypadku pism zastrzeżonych do zatwierdzenia pod względem prawnym należy uzyskać przed skierowaniem ich do podpisu akceptację  obsługi prawnej, w postaci adnotacji „pod względem prawnym”.

Rozdział IX

Obieg dokumentów w Urzędzie

§ 39.

1. Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym wykonują komórki organizacyjne Urzędu we własnym zakresie.

2. Czynności związane z doręczaniem korespondencji wewnątrz Urzędu wykonuje pracownik sekretariatu.

3. Organizację prac kancelaryjnych Urzędu, obieg korespondencji i dokumentów, a także sposób gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania oraz udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 Nr 14, poz. 67, ze zm.).

4. W komunikacji wewnętrznej można wykorzystywać drogę elektroniczną przekazywania informacji oraz dokumentów. Szczegółowe zasady i tryb takiej komunikacji oraz archiwizację zasobu informatycznego, w tym dokumentów tworzonych na nośnikach elektronicznych określone zostaną w drodze odrębnego zarządzenia.

5. Obieg dokumentów niejawnych Urzędu zapewnia osoba zatrudniona na stanowisku ds. informacji niejawnych.

Rozdział X

Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania spraw indywidualnych,

skarg i wniosków

§ 40.

1. Sprawy skierowane do Urzędu są obowiązkowo ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw prowadzonych w komórkach organizacyjnych Urzędu.

2. Zastępca Burmistrza jest upoważniony do przydzielania w imieniu Burmistrza, korespondencji do załatwienia, do komórek organizacyjnych Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych, zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej.

2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania spraw indywidualnych, kierując się przepisami prawa i zasadami etyki pracowniczej, a w szczególności:

1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,

2) niezwłocznego rozstrzygania spraw, a jeśli to niemożliwe określenia terminu załatwienia,

3) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć,

3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw klientów ponoszą kierownicy referatów oraz samodzielni pracownicy Urzędu.

§ 41.

1. Zasady postępowania w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz terminy ich załatwiania określa kodeks postępowania administracyjnego oraz odpowiednie przepisy szczególne.

2. Koordynację zadań związanych z przyjmowaniem, rozpatrywaniem skarg i wniosków w Urzędzie zapewnia Sekretarz.

§ 42.

1. Skargi i wnioski mogą być składane do Urzędu w formie pisemnej lub ustnie do protokołu.

2. Skargi i wnioski podlegają obowiązkowej rejestracji w Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym przez Sekretarza, bez względu na formę i miejsce złożenia.

3. Sekretarz po nadaniu sprawie numeru w Rejestrze Skarg i Wniosków przekazuje sprawę do załatwienia właściwej komórce organizacyjnej Urzędu.

4. Jeśli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne komórki organizacyjne Urzędu, zakres udziału każdej z nich w przygotowaniu odpowiedzi i sposób współdziałania wskazuje Sekretarz.

5. Czynności dotyczące rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, w tym

w szczególności:

1) przyjmowanie skarżących i wnioskodawców,

2) badanie zasadności składanych skarg i wniosków,

3) udzielanie odpowiedzi skarżącemu lub wnioskodawcy

- są realizowane przez Kierownictwo Urzędu oraz pracowników lub kierowników referatów Urzędu.